Правилно формално писмо од увода до закључка

Формална енглеска слова брзо се замењују са емаил. Међутим, формална структура писама која научите и даље се може применити на пословне е-поруке и друго формални имејлови. Пратите ове савете о структури писања ефикасних формалних пословних писама и е-маилова.

Први параграф: Први параграф формалног писма треба да садржи увод у сврху писма. Уобичајено је да прво захвалите некоме или да се представите.

Поштовани г. Андерс,

Хвала вам што сте одвојили време за састанак са мном прошле недеље. Желео бих да наставим са нашим разговором и имам неколико питања за вас.

Боди Парас: Други и наредни параграфи требали би пружити главне информације у писму и надоградити се на главну сврху у документу уводни први став.

Наш пројекат напредује према распореду. Желели бисмо развити програм обуке за особље на новим локацијама. У том циљу одлучили смо да изнајмимо простор у локалном пословном изложбеном центру. Ново особље ће три дана обучавати наше стручњаке. На овај начин моћи ћемо да испунимо потражњу од првог дана.

Завршни одломак: Завршни одломак требао би укратко сажети намјеру формалног писма и завршити се неким позивом на акцију.

Хвала на разматрању мојих предлога. Радујем се могућности да о овој теми разговарам даље.

Отворите са изразом формалне адресе, као што су:

Поштовани господјо, госпођо (госпођице, госпођице) - ако знате име особе којој пишете. Употреба Драги господине / госпођо ако не знате име особе којој пишете или Да кога занима

Увек користите Госпођа за жене, осим ако се посебно не тражи коришћење Госпођа или Госпођица.

Прво наведите разлог за писање. Ако започињете преписку с неким о нечему или тражите информације, почните с навођењем разлога за писање:

• Пишем вас да вас обавестим о ...
• Пишем да вас питам / распитам о ...
• Пишем да вас питам за информације за мала предузећа.
• Пишем вас да вас обавестим да још нисмо добили плаћање за ...

Често се пишу формална писма у којима се захваљују. Ово се нарочито односи на писање као одговор на неку врсту упита или када се пишете изразите захвалност за разговор за посао, референцу или другу професионалну помоћ коју имате примљен.

Ево неколико корисних фраза захвалности:

• Хвала вам на писму (датуму) са упитом о ...
• Желимо да вам се захвалимо на вашем (датуму) писму којим тражите / тражење информација О томе ...
• Као одговор на ваше писмо (датум), желимо да вам се захвалимо на интересовању за ...

Примери:

• Желео бих да вам захвалим на писму од 22. јануара којим сте тражили информације о нашој новој линији косилица.
• Као одговор на ваше писмо од 23. октобра 1997. године, желимо да вам се захвалимо на интересовању за нашу нову линију производа.

Када тражите помоћ, користите следеће изразе:

• Била бих вам захвална ако можете + верб
• Да ли би вам сметало + глагол + инг
• Да ли би било превише тога питати ...

Примери:

• Била бих вам захвална ако ми можете послати брошуру.
• Хоћете ли ми сметати да телефонирам током следеће недеље?
• Да ли би било превише тражити да се наше плаћање одложи за две недеље?

Следеће фразе се користе за пружање помоћи:

• Био бих срећан због глагола
• Било би нам задовољство + глагола

Примери:

• Радо бих одговорио на свако ваше питање.
• Било би нам задовољство да вам помогнемо у проналажењу нове локације.

У неким формалним писмима морат ћете укључити документе или друге информације. Следећим фразама скрените пажњу на приложене документе које сте можда укључили.

• У прилогу пронађите + именица
• У прилогу ћете наћи... + ноун
• Прилажемо... + ноун

Примери:

• У прилогу ћете пронаћи копију наше брошуре.
• У прилогу пронађите копију наше брошуре.
• Прилажемо брошуру.

Напомена: ако пишете формални е-маил, користите фазу: Приложени молим те пронађите / Приложићете.

Увек довршите службено писмо неким позивом на акцију или упућивањем на будући исход који желите. Неке од опција укључују:

Препорука за будући састанак:

• Радујем се што ћу вас упознати / видјети
• Радујем се што ћу се упознати следеће недеље.

Понуда додатне помоћи

• Молим вас, не устручавајте се да ме контактирате ако имате било каква питања у вези са овом материјом.
• Ако вам је потребна додатна помоћ, обратите ми се.

Потпишите писмо једном од следећих фраза:

• С поштовањем,
• Искрено Ваш,

Мање формално

• Најлепше жеље.
• Срдачан поздрав.

Обавезно ручно потписујте писмо, а затим и уписани назив.

Свечана слова написана блоковским форматом све постављају на леву страну странице. Поставите своју адресу или адресу ваше компаније на врх слова на левој страни (или користите своју компанију писма), а затим адресу особе и / или компаније којој пишете, а све се налази на левој страни страница. Притисните типку за враћање неколико пута и користите датум.

У формална писма написана у стандардном формату ставите своју адресу или адресу ваше компаније на врх писма са десне стране. На леву страну ставите адресу особе и / или компаније о којој пишете. Датум поставите на десну страну странице у складу са вашом адресом.