Ин пословно писање, техничко писањеи других облика композиција, упутства су писана или усмена упутства за спровођење поступка или извршавање задатка. Такође се зове поучно писање.
Корак по корак упутства обично користе гледиште друге особе (ти, твој, твој). Упутства се обично преносе у документу актив и императив расположења: Обратите се свом публика директно.
Упуте се често пишу у облику нумерисаних бројева листа тако да корисници могу јасно препознати редослијед задатака.
Ефективна упутства обично укључују визуелне елементе (као што су слике, дијаграми и дијаграми токова) који илуструју и разјашњавају текст. Упутства намењена међународној публици могу се ослонити у потпуности на сликама и познатим симболи. (Зову се упутства без речи.)
Посматрања и примери
"Добре упуте су недвосмислене, разумљиве, комплетне, доследне и ефикасне." (Јохн М. Пенросе и др. Пословна комуникација за менаџере: напредни приступ, 5. изд. Тхомсон, 2004)
Лакша страна упутства: Приручник за недавно преминуле
Јуно: Ок, да ли сте проучавали приручник?
Адам: Па, покушали смо.
Јуно: Све у главном сучељу о прогонству говори све. Извуците их сами. То је твоја кућа. До уклетих кућа није лако доћи.
Барбара: Па, не схватамо баш тако.
Јуно: Чуо сам. Одмах истргните лица. Очигледно нема смисла извлачити главе пред људе ако те не виде.
Адам: Тада бисмо требали почети једноставније?
Јуно: Започните једноставно, радите оно што знате, користите таленте, вежбајте. Требао си да учиш те лекције од првог дана. (Силвиа Сиднеи, Алец Балдвин и Геена Давис у Беетлејуице, 1988)
Основне карактеристике
"Упуте имају тенденцију да следе доследни образац корак по корак, било да описујете како да направите кафу или како да саставите аутомобилски мотор. Ево основних карактеристика упутстава:
- Специфична и прецизна наслов
- Увод са позадинским информацијама
- Листа потребних делова, алата и услова
- Секвенцијално наређени кораци
- Графика
- Информације о безбедности
- Закључак који сигнализира завршетак задатка
Секвенцијално уређени кораци су средишњи део скупа упутстава, а они обично заузимају већи део простора у документу. "
(Рицхард Јохнсон-Схеехан, Техничка комуникација данас. Пеарсон, 2005)
Листа за упутства за писање
- Користите кратке реченице и кратке одломке.
- Своје поене распоредите по логичком редоследу.
- Дајте своје изјаве специфичне.
- Користити императивно расположење.
- Ставите најважнију ставку у сваку реченицу на почетку.
- Изговорите једно у свакој реченици.
- Бирајте своје речи пажљиво, избегавајући жаргон и техничке услове ако можете.
- Дајте пример или ан аналогија, ако мислите да изјава може да збуни читаоца.
- Проверите ваш комплетирани нацрт за логику презентације.
- Не изостављајте кораке и не предузимајте пречице.
(Адаптиран од Писање прецизно аутор: Јефферсон Д. Батес. Пенгуин, 2000)
Корисни савети
„Упутства могу бити или самостојећи документи или део другог документа. У оба случаја најчешћа грешка је учинити их превише компликованим за публику. Пажљиво размислите о техничком нивоу својих читалаца. Употреба бели простор, графику и остале елементе дизајна како би упутства била привлачна. Најважније је да укључите референце опреза, упозорења и опасности пре него што кораке на које се односе. "
(Виллиам Санборн Пфеиффер, Џепни водич за техничку комуникацију, 4. изд. Пеарсон, 2007)
Упутства за тестирање
Да бисте проценили тачност и јасноћу низа упутстава, позовите једног или више појединаца да прате ваша упутства. Запазите њихов напредак да бисте утврдили да ли су сви кораци правилно изведени у разумном року. Након што је поступак завршен, замолите ову испитну групу да извести о евентуалним проблемима са којима су се сусрели и да пруже препоруке за побољшање упутстава.