Захтев је а убедљивписмо коју купац шаље предузећу или агенцији ради идентификације проблема са производом или услугом и може се навести и као писмо жалбе.
Обично се писмо захтева отвара (а понекад се затвара) са захтевом за подешавања, као што је повраћај новца, замена или плаћање штете, мада је срдачан уводни одломак о трансакцији или производу пожељно.
Као метод пословно писање, писма о захтевима шаљу се као правно обавезујући облик комуникације који могу послужити као доказ ако се захтев поднесу на суду. У већини случајева судови нису потребни јер пословни прималац обично саставља одговор у облику анкете писмо за прилагођавање, који решава захтев.
Главни елементи писма о захтеву
Већина пословних професионалаца и научника слажу се да основно писмо захтева треба да садржи четири основна елемента: јасно објашњење жалбе, објашњење шта је то изазвало или губитке који су због тога претрпели, апел на поштење и поштење и изјава онога што бисте сматрали поштеним прилагођавањем у повратак.
Прецизност у образложењу је од пресудне важности за поравнање тврдње брзо и ефикасно, тако да писац захтева треба да пружи што више детаља о неисправности производа или грешке у примљеној услузи, укључујући датум и време, износ је цена и број примитка или наруџбе и било који други детаљ који ће помоћи тачно дефинисати шта је пошло за руком погрешно.
Неугодност коју је ова грешка изазвала и апел на читаочеву хуманост и саосећање су подједнако важни у извлачењу онога што писац жели да се извуче из тврдње. Ово пружа мотивацији читаоцу да одмах реагује на захтев писца како би се отклонила ситуација и одржао купац као клијент.
Као Р.Ц. Кришна Мохан пише у „Пословној преписци и писању извештаја“ како би „обезбедио брз и задовољавајући одговор, писмо за захтев обично се пише шефу јединице или одељењу одговорном за грешка. "
Савети за ефикасно писмо
Тон писма треба да се задржи на најмање пословном нивоу, ако не и пословно формалном, како би се одржао професионализам у захтеву. Надаље, писац треба да приговор пријави уз претпоставку да ће захтев бити одобрен по пријему.
Л. Суе Баугх, Мариделл Фриар и Давид А. Тхомас пише у „Како писати првокласну пословну кореспонденцију“ да „требате да подносите захтев тачно и тактично“. и да је најбоље „избегавати претње, оптужбе или прикривене наговештаје шта ћете радити ако ствар не буде решена брзо. "
Љубазност иде далеко у свету услуга за кориснике, тако да је боље да се обратите хуманости примаоца наводећи како је проблем лично утицао на вас, пре него да бисте претили бојкотом компаније или клеветом име. Догађају се несреће и праве се грешке - нема разлога да не будете нељуби.