Објашњење кредитних картица компаније: Рачуноводствене политике

Одељак рачуноводствене политике компаније о кредитним картицама је део где дефинишете ко има кредитне картице предузећа и одговорност за настале трошкове. Испод је пример овог одељка поступака који може да се прилагоди вашој ситуацији.

Запослени могу добити приступ кредитној картици компаније у којој природа њиховог посла захтева такво коришћење. Кредитне картице предузећа могу се користити само за пословне трошкове и не смеју се користити за личне трошкове. Примери пословних трошкова и одбитака могу укључивати трошкове кућне канцеларије, трошкове аутомобила, школовање и још много тога.

Општа сврха изјаве о политици и поступку је осигурати да се кредитне картице предузећа користе у одговарајуће сврхе и да се успоставе адекватне контроле за свакодневно коришћење. Политика кредитне картице предузећа важи за све запослене који одржавају кредитну картицу за коришћење компаније и њихове менаџере.

Одговорност према политици кредитне картице компаније варира овисно о улози особе. На пример, појединци имају другачију одговорност од оперативних менаџера и супервизора.

• Појединци Кредитне картице холдинг компаније одговорне су за:
  • Кориштење картица само за њихову намјеравану сврху
  • Задржавање потврда и пружање објашњења за све трансакције кредитним картицама компаније
  • Добијање ауторизације за фактуре са кредитним картицама
• Оперативни менаџери / супервизори одговорни су за:
  • Ограничавање употребе кредитних картица предузећа на оне запослене који захтевају картицу за пословање компаније
  • Правовремено прегледавају и ауторизирају фактуре са кредитних картица које користе њихови запосленици како би се избегле кашњења у наплати
  • Препознавање и тражење свих кредитних или трансакционих ограничења потребних за појединачне картице
• Ан Рачуноводство је одговоран за:
  • Осигуравање да су све трансакције кредитним картицама правилно овлашћене
  • Правовремено обрађујете плаћања за фактуре са кредитних картица како бисте избегли кашњење у плаћању
  • Уређивање ограничења за кредитне или трансакционе нивое за појединачне картице

У политици кредитне картице компаније могу постојати неки општи услови којих бисте требали имати на уму. Ево четири уобичајена израза:

• Општа кредитна картица: Кредитна картица која се може користити у више објеката, као што су ВИСА, Америцан Екпресс или МастерЦард.
• Кредитна картица за добављача: Кредитна картица која се може користити само код одређеног добављача, као што је гасна компанија или компанија за канцеларијску снабдевање.
• Кредитни лимит: Укупан износ који се може наплатити на кредитној картици пре него што кредитна картица одбије трансакције.
• Ограничење нивоа трансакције: Укупна вредност сваке појединачне трансакције која се може теретити на картици или врста трансакције која се може теретити на картици. На пример, неке компаније за коришћење гаса ће дозволити картице „само за гас“, којима ускраћују кредит за остале куповине на бензинској станици.

Запослени који користе кредитне картице за пословне трошкове морају да се придржавају поступка компаније. Следећа правила су обично постављена у политици компаније:

• Кредитне картице се користе само за потребе предузећа. Ако добављач има могућности, картице или трансакције кодираће се појединим запосленима за веће олакшице у тренутку фактурисања.
• Запослени морају задржати и иницијалне рачуне и бележити сврху трошка на полеђини сваког рачуна.
• Употреба кредитних картица предузећа за личне трошкове било које врсте може резултирати дисциплинским мерама до отпуштања укључујући и. То може довести до тога да се трошкови одузму од следећег чека запосленог.

Уз праћење поступка кредитне картице компаније, запослени морају такође поштовати сет правила у вези са фактурама, овлашћењима и плаћањима. Иако свака компанија пружа своју јединствену политику, следећи је пример онога што генерално можете очекивати:

• Запослени подноси одговарајуће примитке заједно са извештајем о трошковима (често се назива кредитом извештај о трошковима картице) одговарајућем надзорном органу или менаџеру у року од недељу дана од настанка трошак. Факсимил или скенирана документа су прихватљива ако запослени путује и не враћа се у канцеларију у циљу испуњења недељног рока, под условом да се оригинални рачуни предају по повратку са путовати.
• Накнаде за ствари код којих је потврда замењена морају се објаснити овлашћеном лицу које мора иницирати одређену накнаду и поред ње назначити „рачун који недостаје“.
• Надзорни орган или управник одобриће да су оптужбе оправдане и одговарајуће пре него што одобрите фактуру за уплату тако што ћете забележити „У реду за плаћање“ и потписати тело те компаније фактура.
• Одобрена фактура се прослеђује одговарајућем рачуноводствено одељење за плаћање.
• ТхеРачуноводство ће верификовати ауторизацију и заказати фактуру за плаћање у складу са условима уговора о кредитној картици и тако да се избегну непотребне накнадне трошкове плаћања.

Када прихватају кредитну картицу компаније, запослени обично потписују и датумују изјаву о уговору о политици и процедурама након прегледа. Обично уговор садржи горе наведене податке и може затражити број ваше картице и датум истека у тренутку потписивања. Следи пример онога што ћете пронаћи на крају обрасца:

Прочитао сам и разумио Изјаву о политици и поступку [имена компаније] за добијање кредитне картице са правним особама. Овим обрасцем дајем дозволу [име компаније] да одузме (одузме) моје личне предмете за чек, неовлашћени трошкови и непријављени трошкови које сам претрпео помоћу своје Опште кредитне картице.