Сврха потврдних писама је пружити доказ да сте примили одређене документе или одређену врсту захтева. Писма са потврдом често се користе за све што су укључене у правни поступак.
Елементи писма
Као и у било којој пословној или професионалној преписци, и ово би требало да започнете с неколико конкретних и очекиваних елемената:
- Ваше име, адреса и датум у горњем десном углу
- Име особе којој се обраћате писмо у горњем левом углу линије испод ваше адресе
- Назив компаније (ако је прикладно)
- Адреса фирме или појединца
- Редак предмета који укратко приказује сврху писма подебљано (попут „Правни случај бр. 24“)
- Поздрав за отварање, попут "Поштовани господине Смитх"
Када започињете писмо признања, почните с кратком реченицом у којој стоји да је то, заиста, писмо признања. Неке фразе које можете користити укључују:
- Овиме потврђујем примање следећих докумената ...
- Потврђујем пријем ...
- Осигураћемо да одговорна особа добије те материјале одмах по повратку у канцеларију.
Остатак писма треба да садржи текст текста, где у једном или два става објашњавате шта, тачно, признајете. На крају тела писма, по потреби можете понудити помоћ, попут: "Ако могу бити од додатне помоћи, молим вас, не устручавајте се да ме контактирате. "Завршите писмо стандардним затварањем, као што је:" С поштовањем, господине Јое Смитх, КСКС Фирма."
Узорак писма
Може вам бити корисно видети огледни образац слова. Слободно копирајте доњи формат за писмо о признању. Иако се у овом чланку не штампа као такав, имајте на уму да бисте генерално требали ускладити адресу и датум.
Јосепх Смитх
Ацме Традинг Цомпани
5555 С. Главна улица
Било где, Цалифорниа 90001
25. марта 2018
Ре:Правни случај бр. 24
Поштовани ______:
Будући да је господин Доуг Јонес ван службе следеће две недеље, потврђујем примање вашег писма од 20. марта 2018. године. Биће му предочена пажња одмах по његовом повратку.
Ако бих вам могао бити од помоћи за време одсуства господина Јонеса, молим вас, не устручавајте се назвати.
Искрено Ваш,
Јосепх Смитх
Потпишите писмо испод закључка, „С поштовањем,“ изнад вашег имена.
Остала разматрања
Писмо о признању садржи документацију коју сте писмо, налог или жалбу примили од друге стране. Ако ствар постане правна или пословна неслагања, ваше потврдно писмо показује доказ да сте одговорили на захтев друге стране.
Ако нисте упознати са стилом пословног писма, одвојите време да научите основни формат писања пословна писмаи прегледајте различите врсте пословних писама. То ће вам помоћи да усавршите своје вештине за посебне пословне сврхе као што су постављање упита, прилагођавање захтеваи писање попратна писма.