Шта је меморандум? Дефиниција и примери

Меморандум, познатији као Белешка, је кратка порука или запис који се користи за интерни комуникација у послу. Након примарног облика интерне писмене комуникације, меморандуми су одбили у употреби од увођења емаил и други облици електронских порука; међутим, могућност писања јасних белешки свакако вам може добро послужити у писању интерних пословних е-маилова, јер често служе истој сврси.

Белешке се могу користити за брзу комуникацију са широком публиком нечим кратким, али важним, попут процедуралних промене, поскупљења, допуне политике, распоред састанака, подсетници за тимове или сажеци услова споразума, за пример.

Стратегија за комуникације Барбара Диггс-Бровн каже да је ефективна белешка „кратка, Јасан, високо организован и никада не касни. Требао би предвидјети и одговорити на сва питања која читалац може имати. Никада не пружа непотребне или збуњујуће информације. "

Будите јасни, будите усредсређени, будите кратки, али потпуни. Заузмите професионални тон и напишите као да га свет може прочитати - то јест, не укључују никакве информације то је превише осетљиво да би га сви видели, посебно у овом добу копирања и лепљења или „кликни и“ напред. "

Започните са основама: коме чланак су адресирани, датум и линија предмета. Започните тело белешке са јасном сврхом, наведите шта требате да читаоци знају и закључите са оним што требате читаоцима да ураде, ако је потребно. Имајте на уму да запослени могу само преснимити белешке по пријему, зато користите кратке одломке, поднаслове и где можете, користите листе. Ово су "улазне тачке" за око тако да читалац може поново да се врати оном делу меморандума који му је потребан.

Не заборавите лектор. Читање наглас може вам помоћи да пронађете испуштене речи, понављања и незгодне реченице.

Ево примера интерног подсетника измишљене издавачке компаније који обавештава запослене о предстојећим променама распореда услед празника Дана захвалности. Продукција је такође могла да пошаље одвојене белешке и одвојеним одељењима, посебно ако је било више детаља које је потребно сваком одељењу и које се не би односиле на остала одељења.

За: Сви запослени

Од: Е.Ј. Смитх, водство производње

Датум: 1. новембра 2018

Тема: Промјена распореда штампања захвалности

Продукција жели да подсети све да ће празник Дана захвалности утицати на наше рокове за штампање овог месеца. Све странице у штампаном облику, које би у четвртак или петак у недељу обично изашле на штампач преко УПС-а, мораће да изађу до 15:00 у среду, 21. новембра.

Одељења за продају огласа и редакције

• Водите рачуна да свако ко вам пошаље текст или слике за објављивање неће бити на одмору у недељу 19. недеље. Поставите рокове раније за било шта што долази споља.
• Имајте на уму да ће интерни фотографи и графички дизајнери имати више посла и мање времена за то, па вас молим да свој рад усмјерите у одговарајуће одјељење раније него што је то уобичајено.
• Молимо вас да не шаљите „журбу“ после 16. новембра. Неке гарантоване недеље захвалности не могу се гарантовати да ће бити испуњене у претходним роковима и морају да прођу кроз сто за планирање да би га одобриле пре него што им је додељен. Буди уместо тога рано.

Одељења за фотографију и графику

• Сви чланови уметничко одељење биће дозвољено да у новембру продужи прековремени рад по потреби да се позабави крчењем почетка празничне сезоне и ранијим роковима.

Унапријед хвала свима на помоћи у што скоријем прикупљању материјала и вашој пажњи за особље производног одјела.

Следи измишљени подсетник о успостављању састанка са члановима тима који се враћају са сајма.

За: Тим за сајмове

Од: Ц.Ц. Јонес, надзорник маркетинга

Датум одржавања: 10. јула 2018

Предмет: Сусрет за повратак изложби

По повратку на посао у петак, 20. јула, са сајма, испланирајмо подневни састанак за ручак у сали за састанке источног крила, како бисмо сазнали како је емисија прошла. Планирајмо да разговарамо о томе шта је добро функционисало, а шта није, као што су:

• Број дана похађања
• Количина и врсте обезбеђеног маркетиншког материјала
• Изложбе штандова
• Како су примљени поклони
• Локација кабине и саобраћај у различито доба дана
• Шта је побудило интересовање пролазника
• Ниво запослених

Знам да када се вратите са сајма, имате милион ствари које требате пратити, па ћемо састанак задржати на 90 или мање минута. Припремите се са својим повратним информацијама и конструктивном критиком на маркетиншке аспекте емисије. Повратне информације постојећих купаца и нови прикази купаца биће обухваћени на посебном састанку са производним и продајним тимовима. Хвала вам на раду на изложби.

Диггс-Бровн, Барбара. ПР стилгуиде. 3. изд., Ценгаге Леарнинг, 2012.