Како форматирати и написати једноставно пословно писмо

Људи пишу пословна писма и е-маилови из различитих разлога, као што су тражење информација, обављање трансакција, обезбеђивање запослења, и тако даље. Ефективна пословна преписка треба да буде јасна и сажетка, поштована у тону и правилно обликована. Разбијањем пословног писма на његове основне компоненте, можете научити како ефикасно комуницирати и побољшати своје вештине писца.

Типично пословно писмо садржи три одељка, увод, тело и закључак.

1. Увод: У уводу се говори коме се писац обраћа. Ако пишете некоме кога не познајете или сте упознали само накратко, увод може такође бити и кратак разлог зашто пишете. Уобичајено је да је увод дужина само две или две реченице.
2. Тело: Тијело писама је мјесто на којем водите посао. Овај одељак може бити кратак од неколико реченица или неколико ставова. Све зависи од степена детаља који је потребан за опис предмета који се одвија.
3. Закључак: Закључак је завршног одељка у којем ћете позвати на будуће акције. Ово може бити шанса да се лично разговара, затражи додатне информације или изврши трансакција. Попут увода, овај одељак не сме бити више од једне реченице или две и мора бити јасно шта желите од особе која чита ваше писмо.
   instagram viewer

Тон увода зависи од вашег односа према примаоцу писма. Ако се обраћате блиском пријатељу или пословном колеги, употреба њиховог имена је прихватљива. Али ако пишете некоме кога не познајете, најбоље је да им се формално обратите у поздраву. Ако не знате име особе којој пишете, користите њихов назив или општи облик адресе.

Неки примери:

• Поштовани директор особља
• Поштовани
• Поштовани Др., Господине, Госпођо, Госпођо (Презиме)
• Драги Франк (користите ово ако је особа блиски пословни контакт или пријатељ)

Увек се преферира писање одређеној особи. Генерално говорећи, користите господина када се обраћате мушкарцима и госпођама женама у поздраву. Користите титулу лекара само за оне из медицинске струке. Док увек треба да започнете пословно писмо с речи „Драга“, то је опција за пословне е-поруке, које су мање формалне.

Ако пишете некоме кога не познајете или сте срели само у пролазу, можда ћете желети да следите поздрав пружајући неки контекст зашто контактирате са том особом.

Неки примери:

• Позивајући се на ваш оглас у Тимесу ...
• Јучер пратим наш телефонски позив.
• Хвала вам на писму од 5. марта.

Већина пословног писма садржи тело. Овде писац наводи свој разлог за то. На пример:

• Пишем питати о положају објављеном у Тхе Даили Маил.
• Пишем да потврдим детаље пошиљке по наруџби бр. 2346.
• Желео бих да се извиним због тешкоћа које сте искусили прошле недеље у нашој филијали.

Након што наведете општи разлог писања пословног писма, користите тело да бисте му дали додатне детаље. На пример, клијенту можда шаљете важне документе да их потпишу, извињавајући се купцу због лоше услуге, тражење информација од извора или неког другог разлога. Без обзира на разлог, имајте на уму уљудан и пристојан језик.

На пример:

• Била бих вам захвална да се видимо следеће недеље.
• Да ли бисте можда имали времена за састанак следеће недеље?
• Било би ми драго да вам обишем наш објекат овог месеца.
• Нажалост, састанак ћемо морати одложити до 1. јуна.
• У прилогу ћете наћи копију уговора. Молимо вас да потпишете где је назначено.

Уобичајено је да додате неке завршне речи након што сте навели свој посао у тексту писма. Ово је ваша прилика да ојачате свој однос са примаоцем и то би требала бити само реченица.

• Обратите нам се поново ако вам можемо на било који начин помоћи.
• Ако имате било каквих питања, слободно ме позовите.
• Такође можете да користите закључак да затражите или понудите будући контакт са читатељем.
• Радујем се што ћу се ускоро јавити.
• Контактирајте мог помоћника да закажете састанак.

Коначна ствар која су вам потребна сва пословна писма је поздрав, где се поздрављате са читаоцем. Као и у уводу, како пишете поздрав зависи од вашег односа према примаоцу.

За клијенте са којима нисте базирани на имену користите:

• С поштовањем (ако не знате име особе којој пишете)
• С поштовањем, (ако знате име особе којој пишете

Ако сте на бази имена, користите:

• Најбоље жеље (ако сте познаници)
• Срдачан поздрав или поздрави (ако је особа блиски пријатељ или контакт)

Пример пословног писма