Како написати писмо жалбе

Ево пројекта који ће вас упознати браинсторминг и вежбати вас у групном писању. Придружићете се са три или четири друга писца да бисте написали песму писмо жалбе (која се такође назива а захтев).

Најбоља тема за овај задатак биће она о којој вас и остале чланове ваше групе заиста занима. Можете написати надзорника трпезарије да се жалите на квалитету хране, инструктора који ће се жалити на његово оцењивање политике, да се гувернеру жали на смањења буџета за образовање - без обзира што предмет ваше групе чини занимљивим и вриједно.

Започните тако што ћете предложити теме и замолите једног члана групе да их напише онако како су им дате. Немојте се зауставити на овој тачки да бисте расправљали или оцењивали теме: једноставно припремите дугачку листу могућности.

Након што напуните страницу са темама, можете између себе одлучити о којој желите да пишете. Затим разговарајте о питањима за која мислите да би требало да се појаве у писму.

Опет, нека члан групе прати ове предлоге. У писму ћете морати да објасните проблем и покажете зашто вашу жалбу треба схватити озбиљно.

У овој фази ћете можда открити да вам је потребно да прикупите додатне информације да бисте ефикасно развили своје идеје. Ако је то случај, замолите једног или два члана групе да спроведу неко основно истраживање и врате своје налазе у групу.

Након прикупљања довољно материјала за ваше жалбено писмо, изаберите једног члана који ће саставити груби нацрт. Када је ово завршено, нацрт треба прочитати наглас тако да сви чланови групе могу препоручити начине да се побољша путем ревизије. Сваки члан групе требао би имати могућност ревизије писма према приједлозима осталих.

Да бисте водили према ревизији, можда ћете желети да проучите структуру узорка писма жалбе која следи. Примјетите да писмо има три различита дијела:

• Ан увод што јасно идентификује предмет жалбе.
• А одељак тела која (а) јасно и посебно објашњава природу жалбе и (б) читаоцу пружа све информације потребне за адекватан одговор.
• А закључак у којем се јасно наводи које су акције потребне за отклањање проблема.

Анние Јолли
Дрвена линија 110-Ц
Савана, Џорџија 31419
1. новембра 2007
Фредерицк Розцо, председник
Розцо Цорпоратион
14641 Пеацхтрее Боулевард
Атланта, Георгиа 303030
Поштовани господине Розцо:
15. октобра 2007. године, као посебна телевизијска понуда, наручио сам Тостер од Трессела од ваше компаније. Производ је стигао у пошту, очигледно неоштећен, 22. октобра. Међутим, када сам покушао да оперем Трессел тостер исте вечери, био сам у невољи кад сам открио да је тако не испуните свој захтев за пружањем "брзе, сигурне, професионалне фризуре." Уместо тога, тешко је оштетила моју коса.
Након што сам следио упутства за „постављање тостера даље од других уређаја на сухом пулту“ у мојој купаоници, уметнуо сам челични чешаљ и чекао 60 секунди. Затим сам извадио чешаљ из тостера и, пратећи упутства за „Венеријску коврчаву“, врући чешаљ провукао кроз косу. Након само неколико секунди, осетила сам горућу косу и одмах сам чешаљ вратила у тостер. Кад сам то урадио, искре су полетеле из утичнице. Посегнуо сам да искључим тостер, али закаснио сам: осигурач је већ изгорио. Неколико минута касније, након што сам заменио осигурач, погледао сам се у огледало и видео да ми је коса била испуцана на више места.
Враћам Трессел Тостер (заједно са неотвораном бочицом Ун-До шампона) и очекујем пуну рефундацију у износу од 39,95 УСД, плус 5,90 УСД за трошкове отпреме. Уз то, прилажем потврду за перику коју сам купио и мораћу да је носим док оштећена коса не израсте. Молим вас пошаљите ми чек у износу од 303,67 УСД да надокнадим поврат средстава за тостер за тросе и трошкове перике.
С поштовањем,
Анние Јолли

Примјетите како је писац изнео своју жалбу чињеницама, а не емоцијама. Писмо је чврсто и директно, али уважено и пристојно.

Позовите једног члана ваше групе да наглас прочита ваше жалбено писмо и одговори на њега као да га је он или она управо примила поштом. Да ли жалба звук је валидан и вреди озбиљно схватити? Ако је то случај, замолите чланове групе да ревидирају, измене и лектор писмо коначно време, користећи следећу контролну листу као водич:

• Да ли ваше писмо прати стандардни формат приказан у горњем примеру?
• Да ли се ваше писмо састоји од увода, тела и закључка?
• Да ли ваш уводни одломак јасно идентификује оно на шта се жалите?
• Да ли ваше параграф тело јасно и конкретно објашњава природу жалбе?
• У параграфу тела, да ли сте пружили читаоцу све потребне информације ако би он или она требало да ефикасно одговори на вашу жалбу?
• Да ли сте пренели своју жалбу мирно и јасно, ослањајући се на чињенице а не на емоције?
• Да ли сте јасно организовали информације из свог параграфа, тако да једна реченица логично води до друге?
• Да ли сте закључили да ли сте јасно навели које акције желите да предузме ваш читалац?
• Јесте ли пажљиво прочитали писмо?