Ан писмо за прилагођавање или а писмо за прилагођавање захтева је писмени одговор представника компаније или агенције на захтев купца захтев. Објашњава како проблем са производом или услугом може (или не мора) да буде решен.
Како изаћи на крај са одговором
Ако је ваше предузеће примило писмо од купца, желећете да одговорите на дипломатски и тачан начин "свој став"да брзо и ефикасно поправите или спречите било какво оштећење ваше репутације. Чак и ако се жалба не може решити тачно онако како корисник жели или је морате да дате лоше вести, желите да и даље попримате позитиван, професионални тон.
Андреа Б. Геффнер даље илуструје:
„Писмо за прилагођавање требало би да почне позитивном изјавом, изражавајући саосећање и разумевање. Убрзо на почетку требало би читаоца да упозна о чему се ради, а овој вести, доброј или лошој, требало би да следи објашњење. Писмо би требало да се заврши још једном позитивном изјавом, којом потврђује добре намере компаније и вредност својих производа, али никад позивајући се на првобитни проблем.
„Без обзира да ли је ваша компанија крива или не, чак и најискренији захтев треба уљудно одговорити. Писмо за прилагођавање би требало не бити негативан или сумњив; то мора никад оптужити купца или му одобрити било какво прилагођавање. Запамтите, имиџ и добра воља ваше компаније су у питању када одговорите чак и на неоправдане тврдње. “(„ Како писати боља пословна писма “, 4. изд. Баррон'с, 2007)
Пазите да никада не обећате нешто што ваша компанија не може испоручити (или рок који не можете да испуните), или ће то само усложнити проблем. Пренесите свом купцу да имате на уму његово интересовање и држите врата отворена како би задржали своје пословање и постигли бољи успех у будућности.
Чак и како се времена мењају, неке ствари остају тачне. Добри пословни савети се нису променили у последњих 100 година, што је видљиво и из савета О.Ц. Галлагхер и Л.Б. Моултон у "Практичном пословном енглеском" из 1918:
„Свако показивање лошег осећаја или љутње у вашем писму за прилагођавање умањиће његову сврху. Равнодушност према купчевој жалби или кашњење у одговору на њега такође је кобно за даље пословне односе. Став „ви“, а не „ја“ поставиће увређеног купца у добром хумору и отвориће пут за пријатно решавање жалбе. Писмо за прилагођавање карактеризирано ставом 'ви' постаје продајно писмо. "
Суочавање са жалбама на Интернету
Иста врста савета такође се односи на поступање са притужбама или лошим прегледима који се наплаћују предузећима на Интернету или путем друштвених медија. И даље морате бити дипломатски одговор. Брзина у ширењу жалбе је суштинска - али не брзоплетост.
- Имајте на уму да све што унесете у електронску поруку или пост можете копирати и проследити свету да бисте видели, и заиста је тешко потпуно избрисати нешто након што га објавите на мрежи или притиснете „пошаљи“.
- Нека неко прочита и провјери осјетљивост културе или друге потенцијалне замке прије него што их изнесете.
- Изрежите у јурњави - држите јавни текст кратким и јасним.
- Увек имајте хладну главу кад одговарате на критике на мрежи или ће проблем постати спирални. Било који текст на мрежи утиче на вашу марку и репутацију.
Успешно решавање жалбе или захтева такође има могућност ширења далеко и широко, мада вероватно не тако брзо или широко као лоша ревизија или жалба, нажалост.
Извори
Гералд Ј. Алред, Цхарлес Т. Брусав и Валтер Е. Олиу, "Приручник за пословне писце", 10. изд. Мацмиллан, 2011.
Пхилип Ц. Колин, "Успешно писање на послу", 9. изд. Вадсвортх Публисхинг, 2009.