У процес комуникације, "прималац" је слушалац, читалац или посматрач - то јест појединац (или група појединаца) коме је порука усмерена. Пријемник се такође назива „публика"или декодер.
Особа која иницира поруку у процесу комуникације назива се "пошиљалац"Једноставно речено," ефикасна "порука је она која је примљена на начин на који је пошиљалац замислио. Могу се појавити проблеми на оба краја који спречавају да се планирана порука пробије до пријемника.
Порука и потенцијални проблеми
На пример, Пејџ поставља питање Биллу усмено. Порука путује ваздухом, "каналом", до Биллових ушију. Он одговара. Пејџ је пошиљалац, питање је порука, а Билл је прималац и даје Пејџ повратну информацију одговарајући на питање.
Постоји безброј подручја и начина на који би могли настати проблеми чак и у овој краткој размјени. Ако Пејџ шапуће, Бил га можда неће чути. Можда чује само један део тога и одговара на питање које заправо није постављено, па је Паиге збуњена. Можда постоји бука у позадини или питање није јасно. Ако Била нешто омета и не обраћа пажњу, можда ће пропустити неку од речи и одговорите непримерено - или ће можда у потпуности пропустити питање тако да размена треба започети опет. Ако не гледа Паиге кад она постави питање, недостајао би му било који говор тела који би пружио подтекст питању.
Ако Паиге пошаље е-пошту или текстуалну поруку Биллу, могу се јавити проблеми јер Билл нема Паигеов говорни орган или тон гласа за тумачење, што би могло да дода информације у поруку. Аутоматска исправка је можда унела грешке у текст или би недостајало питање могло да изгледа као изјава.
Све су то препреке ефикасној комуникацији. Степен ефикасности одређује се колико порука прималац разуме.
Дешифровање поруке
У књизи "Пословна комуникација", ауторка Царол М. Лехман и Деббие Д. ДуФрене је поставио овако:
"Задатак примаоца је да тумачи пошиљаочеву вербалну и невербалну поруку, са што мање изобличења. Процес интерпретације поруке познат је као декодирање. Јер речи и невербални сигнали имају различита значења за различите људе, безброј проблема се може појавити у овом тренутку процеса комуникације:
„Пошиљалац неадекватно кодира оригиналну поруку речима које нису присутне у речнику пријемника; двосмислене, неспецифичне идеје; или невербални сигнали који ометају пријемник или супротстављају вербалној поруци.
- Прималац је застрашен положајем или ауторитетом пошиљаоца, што резултира напетошћу која спречава ефикасну концентрацију на поруку и не тражи тражено појашњење.
- Прималац предрасуде о теми као превише досадној или тешкој за разумевање и не покушава да разуме поруку.
- Пријемник је блиски и неприхватљив за нове и другачије идеје.
"Уз бесконачан број кварова који су могући у свакој фази комуникацијског процеса, заиста је чудо да се ефикасна комуникација икада догоди."
Чак и окружење или емоционално стање примаоца може утицати на дешифровање поруке, на пример, дистракције у соба, непријатност на пријемнику или стрес или анксиозност који дозвољавају примаоцу да убаци подтекст који пошиљалац није Намеравам. Познавање друштвеног или културног контекста може спречавати примаоца да бира знакове или да реагује на одговарајући начин. Релативни контексти такође могу да обоје поруку, јер би поруке блиских пријатеља могле да се примају другачије него поруке од супервизора рада.
Важност повратних информација
Када пошиљаоцу није јасно да ли је на пријемнику дошло до разумевања, комуникација се наставља, на пример, праћењем питања било које стране, даља дискусија или пошиљалац који даје примере, преформулишући информације или друга средства разјашњења како би добили пошиљалац и пријемник на истој такозваној „таласној дужини“. У презентацији, пошиљалац може показати графиконе или слике како би публици био јаснији или читача.
Што је више сигнала и канала који пријемник има и отворен је за пријем често је боље; на пример, може се лако погрешно протумачити тон или подтекст у е-поруци или текстуалној поруци, а исти је порука би била јасна ако пријемник чује глас особе или разговара са њима лице.
У књизи "Планирање, спровођење и вредновање циљаних комуникацијских програма", аутор Гари В. Селнов и Виллиам Д. Црано имајте на уму да говор и тон тела нису само комуникација на страни пошиљаоца: „Повратне информације у интерперсоналном подешавању пружају текући рачун примаоца поруке од примаоца. Очигледни знакови попут директна питања показују колико пријамник обрађује информације. Али суптилни показатељи такође могу пружити информације. На пример, зијевање пријемника, тишина када се очекују коментари или изрази досаде сугерирају да могу бити активне капије за селективно излагање. "
Пријемник такође може имати тон и подтекст у повратним информацијама које су упућене пошиљаоцу, као што је одговор са сарказмом или гневом, који може бити пропуштена ако је повратна информација само текстуална, али вероватно неће бити пропуштена ако се стране могу међусобно видети или чути или и једно и друго.